Identificar bien a un cliente sirve de poco si, años después, no puede demostrarlo. La Ley Antilavado pide conservar la información y documentación de cada Actividad Vulnerable, y con la reforma de 2025 el plazo se amplió a al menos 10 años.
Qué hay que conservar
El artículo 18, fracción IV, de la LFPIORPI pide custodiar, proteger, resguardar y evitar la destrucción u ocultamiento de:
- La información y documentación que sirva de soporte a la Actividad Vulnerable.
- Los registros de las operaciones, de modo que cada una pueda reconstruirse en lo individual.
- La correspondencia comercial intercambiada para llevar a cabo la operación.
- Los resultados de los análisis previos que se hayan hecho.
- La información que identifica a los clientes.
¿Durante cuánto tiempo?
como mínimo, contados a partir de la fecha en que se realizó la Actividad Vulnerable, sin perjuicio de lo que establezcan otras leyes.
Hay un caso especial: si sobre esa información se promovió un recurso o juicio, el plazo se interrumpe al presentarlo y se reinicia cuando la resolución definitiva queda firme.
El plazo de 10 años proviene de la reforma publicada el 16 de julio de 2025. Antes era de cinco años. Si tiene expedientes anteriores, consulte con su área de cumplimiento qué plazo les corresponde y, ante la duda, consérvelos.
¿Dónde y cómo?
- En físico o en electrónico: la ley acepta ambos.
- En el domicilio registrado ante la Secretaría para este efecto, salvo para comercio exterior (fr. XIV).
- Protegida: la información debe resguardarse contra pérdida, alteración o acceso indebido.
Recuerde que los expedientes contienen datos personales de sus clientes. Además de la Ley Antilavado, aplica la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares: acceso solo a quien lo necesita y medidas de seguridad adecuadas.
Por qué importa en una verificación
La autoridad puede revisar su cumplimiento de oficio y en cualquier momento (art. 34), y una visita abarca las operaciones de los cinco años anteriores a su inicio (art. 36). Si no puede mostrar el expediente o el soporte de una operación, la falta se considera un incumplimiento del artículo 18, con multa de 200 a 2,000 veces la UMA: de $23,462 a $234,620 en 2026.
Buenas prácticas
- Un expediente por cliente. Identificación, documentos, beneficiario controlador, evaluación de riesgo y operaciones, todo junto.
- Nombres de archivo consistentes. Por ejemplo: cliente, tipo de documento y fecha.
- Vincule cada operación con su soporte: contrato, factura, comprobante de pago y aviso, si lo hubo.
- Guarde el acuse de cada aviso e informe presentado.
- Respalde la información y pruebe de vez en cuando que se puede recuperar.
- Controle quién entra y deje registro de los cambios.
- No destruya nada antes de tiempo y documente cuándo vence el plazo de cada expediente.
Errores comunes
- Tener los documentos repartidos entre correos, WhatsApp y carpetas personales.
- Guardar la identificación, pero no el soporte de la operación.
- Borrar expedientes de clientes que ya no compran.
- No poder encontrar el acuse de un aviso presentado.
Cómo le ayuda KYC Digital
KYC Digital concentra el expediente de cada cliente con sus documentos y operaciones, registra el plazo de conservación configurado a 10 años y guarda los documentos con acceso restringido. Lleva una bitácora de cambios y, para una visita de verificación, exporta en CSV las operaciones con la regulación aplicada, los avisos, los informes y los expedientes.
Este artículo es informativo y resume la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita (LFPIORPI) con su última reforma publicada en el DOF el 16 de julio de 2025. No sustituye la lectura de la ley, su Reglamento y sus Reglas de Carácter General, ni la asesoría jurídica para su caso.
Lleve su cumplimiento en un solo lugar
KYC Digital le ayuda a integrar expedientes, registrar operaciones, detectar cuándo hay aviso y preparar el XML para el SAT.