Padrón, capacitación, auditoría y entidades colegiadas

Identificar clientes y presentar avisos se llevan casi toda la atención. Pero el artículo 18 de la Ley Antilavado tiene otras obligaciones que se olvidan con facilidad y que también tienen multa: el padrón, la capacitación, la auditoría y, para algunos, la opción de presentar avisos mediante una entidad colegiada.

Alta, actualización y baja en el padrón

Desde la reforma de 2025, el artículo 18, fracción IV Bis, pide realizar el alta y registro, o la modificación o baja, en el padrón de personas que realizan Actividades Vulnerables, por el portal en internet. El Reglamento agrega:

• Para darse de alta hay que estar inscrito en el RFC y tener e.firma vigente; las personas morales y fideicomisos usan la asociada a su RFC (art. 12).
• Quien deja de realizar la actividad debe darse de baja. Mientras siga registrado, debe seguir presentando sus avisos o informes (art. 12).
• Quien por su giro pueda llegar a realizar una Actividad Vulnerable puede enviar su información de forma anticipada (art. 13).

Selección de personal y capacitación anual

El artículo 18, fracción IX, pide desarrollar procesos para la selección de personal y adoptar programas de capacitación anuales dirigidos a:

• El órgano de administración o el administrador único.
• Las personas directivas y la Representante Encargada del Cumplimiento.
• Quienes tienen relación directa con los clientes.

La capacitación debe incluir la difusión de la ley, su normativa secundaria y el manual de políticas internas. Guarde la evidencia: lista de asistencia, contenido, fechas y, si las hubo, evaluaciones.

Auditoría

El artículo 18, fracción XI, pide una revisión para evaluar y dictaminar, en un año calendario, la efectividad del cumplimiento. Quién la hace depende del riesgo que resulte de su evaluación:

El Reglamento pide obtener y conservar el dictamen, entregarlo al SAT cuando lo requiera y resguardar la documentación que demuestre que se corrigieron las observaciones (art. 12 Bis). La forma y los plazos están en las Reglas de Carácter General.

Avisos por medio de una entidad colegiada

Quien realiza Actividades Vulnerables puede presentar sus avisos por conducto de una entidad colegiada: una agrupación de quienes realizan tareas similares (art. 26). La entidad debe, entre otros requisitos, tener un convenio vigente con la Secretaría, mandato expreso de sus integrantes, sistemas adecuados y garantizar la confidencialidad (art. 27).

• Si un aviso falla por causas de la entidad, la responsabilidad es de ella; si es por causas del integrante, de él (art. 30).
• Si la entidad deja de actuar como intermediaria, debe avisar con 30 días de anticipación y cada integrante vuelve a cumplir directamente (art. 31).
• Presentar avisos por una entidad colegiada no lo exime del resto de las obligaciones del artículo 18.

Lista de revisión

• Mi alta en el padrón está vigente y mis datos actualizados.
• Tengo un proceso de selección de personal documentado.
• Este año ya capacité a directivos, encargado de cumplimiento y personal con trato a clientes, y guardé la evidencia.
• Sé qué tipo de auditoría me corresponde según mi riesgo.
• Si uso una entidad colegiada, tengo el mandato firmado y reviso que presente a tiempo.

Cómo le ayuda KYC Digital

El alta ante el SAT, la designación del representante y los lineamientos internos se gestionan fuera de la plataforma, pero KYC Digital guarda su constancia de registro o acuse, le recuerda las obligaciones pendientes y apoya la evaluación de su avance. Su bitácora y sus reportes son evidencia útil para la auditoría.